¿Qué es el apostillado de documentos?

En el proceso de preparación de documentos para ser admitido a una universidad en el extranjero, usualmente debes de enviar copias digitales o físicas de algunos de tus documentos. Sin embargo, en muchas de las universidades te piden que envíes tus documentos apostillados. Este término puede ser confuso al inicio y crear problemas en el proceso de tu postulación si no lo llevas a cabo. La falta de apostillado de documentos puede llevar al rechazo de tu solicitud a una universidad en el extranjero y por lo tanto a perder una oportunidad.

El apostillado de documentos solo se puede realizar en el país donde fueron emitidos. Esto es, que si estudiaste en México, solo puedes obtener la apostilla en México. Hago esta aclaración porque algunos estudiantes llegan al país destino de sus estudios y se dan cuenta de que necesitan apostillar alguno de sus documentos y creen que se puede realizar en la embajada mexicana presente en dicho país. Sin embargo, esto no es así. A la fecha, ni embajadas ni consulados mexicanos pueden apostillar documentos.

En este artículo te explicaré qué es el apostillado de documentos, cómo y dónde puedes realizar el trámite.

¿Qué es la apostilla?

La definición que se encuentra en Wikipedia es la siguiente:

La apostilla de La Haya es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito del Derecho internacional privado. Físicamente consiste en una hoja que se agrega (adherida al reverso o en una página adicional) a los documentos que la autoridad competente estampa sobre una copia del documento público. Fue introducido como método alternativo a la legalización por el Convenio de La Haya de fecha 5 de octubre de 1961.

En otras palabras, la apostilla o apostillado de documentos es un proceso que verifica la autenticidad de tus documentos y que se demuestra a través de pegar una estampa en la parte posterior de tu documento. Por ejemplo, un título universitario es un documento que puede ser apostillado. Cuando realizas el trámite, se verifican las firmas de los funcionarios públicos que hayan firmado el documento o que hayan legalizado el documento. Una vez verificadas, se le pega la estampa correspondiente.

Actualmente, son 114 países que reconocen la apostilla como forma de legalización de documentos expedidos por instituciones gubernamentales.

¿Qué documentos necesitan ser apostillados?

Normalmente para preparar tu expediente, los principales documentos que necesitan ser apostillados son los siguientes:

• Título universitario
• Certificado de calificaciones oficial
• Acta de nacimiento
• Acta de matrimonio

El título universitario es el documento más importante que debe de ser apostillado. Esto se debe a que es el documento que comprueba tu nivel actual de estudios y por lo tanto te da acceso a estudios de grado superior. Dependiendo de la universidad a la que estés solicitando acceso, puede ser que el certificado de calificaciones no necesites apostillarlo y solo necesitas enviar una copia certificada.

El certificado de calificaciones oficial es el que emite la institución al finalizar tus estudios. Este contiene todas tus materias o cursos, calificaciones, número de créditos obtenidos y promedio. Este certificado tiene la firma de alguna autoridad de tu universidad, como puede ser el rector o algún secretario, y casi siempre está impreso en papel membretado y de material diferente al papel normal.

El kárdex o copia certificada de calificaciones no es lo mismo que el certificado de calificaciones. Aunque a veces contienen casi la misma información, el kárdex no contiene una firma de un funcionario de la universidad y por lo tanto esta no puede ser validada para la apostilla.

El acta de nacimiento y/o de matrimonio solo es necesario apostillarlas si a tu llegada al país que vas a estudiar te debes de registrar en la municipalidad, y el gobierno de ese país te requiere alguno de estos documentos. Sin embargo, esto es diferente en cada país y comúnmente la universidad a la que solicitas acceso te informará de dichos trámites. Un país en el que necesitas presentar dichos documentos es Holanda.

¿Cómo y donde se hace el apostillado de documentos?

El lugar donde puedes realizar el apostillado de documentos dependerá de si tu documento es federal o estatal, así como si proviene de una universidad particular.

Documentos federales

Si tu documento fue emitido por una institución federal, la apostilla solo se puede obtener en la Dirección de Coordinación Política con los Poderes de la Unión adscrita a la Unidad de Gobierno. Esta se encuentra en Río Amazonas #62, Col. Cuauhtémoc, Del. Cuauhtémoc, Ciudad de México, CP 06500.

Los documentos que son considerados federales son los expedidos por las siguientes instituciones:

• Secretaría de Salud
• Secretaría de Economía
• Secretaría de Educación Pública
• Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación
• Secretaría de Relaciones Exteriores
• Instituto Nacional de Salud Pública
• Instituto Mora
• Universidad Autónoma de Chapingo
• Universidad Nacional Autónoma de México
• Universidad Autónoma Metropolitana
• Universidad del Éjercito y Fuerza Aérea Mexicanos
• Instituto Mexicano del Seguro Social
• Colegio de México
• Colegio de Postgraduado

Como puedes observar, algunas universidades como la UNAM y UAM, e instituciones como el INSP, se encuentran entre las instituciones consideradas federales. Cabe destacar que los registros civiles, quienes expiden actas de nacimiento o matrimonio, no son federales sino estatales.

Documentos estatales

Si tus documentos fueron emitidos por instituciones estatales, esto es aquellos que fueron expedidos por universidades estatales o registros civiles, debes obtener la apostilla en la Secretaria General de Gobierno del Estado correspondiente.

Son diversas las instituciones que son consideradas estatales, entre ellas se encuentran:

• Registro civil
• Universidades públicas estatales

Universidades particulares

Por último, si eres egresado de una universidad particular incorporada a la Secretaria de Educación Pública (SEP), tu documento es considerado como federal, sin importar la entidad federativa en la que vivas.

Por lo tanto para obtener la apostilla debes dirigirte también a la Dirección de Coordinación Política con los Poderes de la Unión adscrita a la Unidad de Gobierno. Sin embargo, antes de poder solicitar la apostilla debes de realizar un trámite de legalización de tu título o certificado de calificaciones ante la SEP.

Por otro lado, si tu universidad particular está incorporada a la universidad pública estatal, entonces se considera un documento estatal y debes de acudir a la Secretaria General de Gobierno del Estado en el que estudiaste.

¿Cuáles son los requisitos y el costo?

La apostilla solo se puede colocar a documentos originales. Por lo tanto, no puede ser apostillado una copia fotostática, aún cuando esté certificada. Así mismo los requisitos y costos varían según el tipo de documento.

Si tus documentos son federales, incluyendo aquellos de universidades particulares incorporadas a la SEP, debes de realizar ciertos trámites previos:

• Universidad Autónoma Metropolitana: Los documentos como Planes de Estudio y certificados de estudio deberán certificarse previamente, solicitando la información en la Secretaría General de la Universidad.
• Universidad Nacional Autónoma de México: Los planes de estudio deben certificarse previamente en la Dirección de Certificación y Control Documental.
• Instituto Politécnico Nacional: Los documentos que no contengan la firma del Secretario de Educación Pública, deberán ser autenticados por la Unidad de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Educación Pública.
• Universidades Particulares Incorporadas a la Secretaría de Educación Pública: Previamente se presentarán para autenticación de firmas, en la Dirección de Instituciones Particulares de Educación Superior de la Secretaría de Educación Pública.
• Universidades Particulares Incorporadas a la Universidad Nacional Autónoma de México: En el caso de que los documentos no cuenten con la firma del Rector o de la Dra. Margarita Velázquez Gutiérrez, deberán presentarse ante la Dirección General de Incorporación y Revalidación de Estudios para solicitar la autenticación de los mismos.
• Universidad Autónoma Chapingo: Los documentos de esta Institución Escolar no requieren trámite previo, por lo cual, podrán apostillarse directamente.
• Universidades Tecnológicas y demás Instituciones Educativas Federales: Los Títulos y Certificados deberán ser autenticados por la Unidad de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Educación Pública.

Una vez realizados esos prerequisitos, necesitas lo siguiente:

• Documento(s) original(es)
• Pago de derechos de $733.00 pesos. Puedes realizar el pago en línea o descargar un formato para pago en el banco.
• Identificación oficial vigente
• CURP del Interesado (Ciudadanos Mexicanos)

Para los documentos estatales, debes de consultar con la Secretaría General de Gobierno del Estado en el cual fue expedido tu documento. Cada estado puede colocar algún que otro requisito diferente, sin embargo en general se requiere:

• Documento(s) original(es)
• Pago de derechos: dependiendo del estado es el costo
• Identificación oficial vigente

Es posible que alguien más realice el trámite por ti. En estos casos, de nuevo depende de cada estado, es posible que además de los documentos anteriores, soliciten identificación oficial de la persona que está realizando trámite.

La apostilla es un trámite que normalmente toma entre un día y una semana. Es un trámite fácil y no demasiado caro que normalmente será necesario, por lo menos, para el título universitario.

Sin embargo, es importante que te informes con la universidad que quieres estudiar acerca de sus requerimientos con tiempo para que no te lleves una mala sorpresa al necesitar la apostilla y no tenerla. El envío de documentos por paquetería a México y de regreso no es económico en la mayoría de las ocasiones, y esa será la única manera de obtener el apostillado de documentos una vez que estás en el país que vas a estudiar.

Espero que esta información te sea útil y cualquier pregunta que no esté contestada recuerda que puedes dejar tu comentario, escribirnos a través de nuestro formulario de contacto, o seguirnos en las redes sociales.