6 requisitos básicos para escribir un documento formal

Cuando te encuentras preparando tus documentos para postularte a una universidad y/o beca para estudiar, ya sea en tu propio país o en el extranjero, existen ciertos requisitos básicos para escribir un documento formal. Con documento formal me refiero a una carta motivos, currículum vitae, o cualquier otro tipo de documento que te puedan requerir como parte de tu paquete de documentos.

Es muy importante que siempre cuides los detalles en estos documentos, pero sobre todo que nunca pases por alto estos requisitos básicos para escribir un documento formal. Si utilizas estas recomendaciones y te aseguras de colocar estos requisitos, te garantizo que tu documento será más profesional, y definitivamente te ayudará a que tu postulación sea tomada en cuenta.

1. Cuida la ortografía y no te confíes del autocorrector

Ortografía, en cualquier idioma, es una de las características más importantes para otorgar, o quitarle completamente, seriedad y valor a un documento. Este es el primer requisito que debes de cuidar todo el tiempo. Un documento con errores ortográficos de cualquier tipo (palabras mal escritas, falta de acentos, o palabras mal utilizadas) representa a una persona que no está bien preparada, que no cuida los detalles y que no le ha dado seriedad a su postulación.

En estos tiempos donde la tecnología nos proporciona grandes herramientas para la escritura de textos, no es permisible que se escriban textos con errores de ortografía. Sin embargo, no te confíes completamente de los correctores ortográficos de los programas como Word, ya que si bien pueden ayudarte a identificar palabras mal escritas, no necesariamente te indicarán errores en palabras bien escritas, pero mal utilizadas.

Por ejemplo, los verbos «hacer» y «haber». Ambos se pueden conjugar en la segunda persona como «haz» y «has». No obstante su uso es muy diferente. En el enunciado – ¡José haz la tarea! – se está utilizando la forma imperativa del verbo «hacer». En cambio, en el enunciado – ¿te has comido la sopa? – se está utilizando el antepresente, usando la conjugación del verbo «haber».

Si te confías del autocorrector, no podrás darte cuenta del error. Comúnmente, estos programas te detectan un error en la ortografía de la palabra, pero como ambas conjugaciones son «ortográficamente» correctas, aún cuando se usan de formas diferentes, es posible que el autocorrector no te detecte algún error.

Si consideras que tu ortografía no es la mejor, te recomiendo que le pidas a alguien que lea tu documento y te ayude a identificar cualquier error ortográfico. Además si te gustaría aprender algunos tips cada día, te recomiendo seguir las cuentas de twitter de @OrtografiaReal y @0RTOGRAFIA.

2. Verifica la gramática y los tiempos de tus oraciones

Muy relacionado con la ortografía, la gramática y el tiempo en las oraciones son características importantes a vigilar para escribir un documento formal. La gramática con la que escribes tus oraciones y párrafos debe de ser consistente y constante. Procura escribir tu documento usando siempre la misma persona. Si escribes en primera persona (yo estudié en…), continua todo el documento de la misma manera. No hagas cambios gramáticales que puedan sacar de contexto o desconcertar al lector.

De la misma manera, verifica que todo tu documento sea escrito en el mismo tiempo. Si comienzas a escribir en pasado simple, continúa usando el pasado simple. Por supuesto, cualquier oración o frase que requiera ser escrita en presente o futuro, hazlo correctamente. Pero si estás hablando de cosas que has hecho, se constante y utiliza el mismo tiempo de conjugación verbal.

3. Utiliza signos de puntuación y escribe enunciados cortos

En muchas ocasiones, en español, tenemos la tendencia de escribir oraciones largas. Oraciones muy largas, sin puntos que separen las ideas, generan confusión y textos muy difíciles de leer. Utiliza puntos para separar las diferentes ideas. No te apoyes solo de comas o puntos y coma para separar ideas, ya que eso generará oraciones de gran longitud.

Así mismo evita escribir párrafos interminables, ya que esto hace mucho más difícil recordar todo el contenido de dicho párrafo. Procura escribir una idea principal en el primer enunciado del párrafo y posteriormente reforzar esa misma idea con 2 o 3 enunciados secundarios. Esto hará que tus párrafos tengan coherencia y sentido, con un inicio y un final.

Los signos de puntuación son parte de las reglas ortográficas. Sin embargo quiero resaltar su importancia como un requisito para escribir un documento formal. En muchas ocasiones no sabemos cómo, cuándo, o dónde utilizar signos de puntuación. Procura utilizar los diferentes signos de puntuación para darle sentido a tus oraciones. No es lo mismo decir: «no tengo novia»; a decir: «no, tengo novia».

El uso de comas, puntos, puntos y coma, entre otros, requiere práctica y constante lectura. Es importante que de la misma manera revises las reglas de ortografía y puntuación, pero también que pidas a alguien que revise tu texto.

Otra forma de revisar que los signos de puntuación se encuentran bien colocados es leer en voz alta el texto. Respeta las pausas, sigue el flujo de la lectura y verifica si tiene sentido para ti.

4. Escribe con secuencia, coherencia y de manera personalizada hacia la persona que va dirigido

Cualquier documento debe de tener una secuencia lógica de los eventos o situaciones que en él se describen. En el caso de un currículum vitae, este puede ser escrito en orden cronológico inverso, de manera que describas desde tus estudios más actuales hasta los más antiguos. De la misma forma lo puedes hacer con tu experiencia profesional o actividades extracurriculares.

En las cartas de motivos puedes escribir en sentido cronólogico. Trata de llevar al lector desde tu primer experiencia laboral o académica que tiene relación con tu presente postulación, hasta el momento actual en el que te encuentras y que te motiva a postularte para esa oportunidad.

La secuencia de eventos o situaciones descritas deben de ser conectadas coherentemente y con sentido. No tiene caso que hables de actividades aisladas, que poco tienen que ver con el objetivo de tu documento, y que solamente harán que el lector no comprenda tus ideas.

Así mismo es importante que inviertas un poco de tiempo en investigar hacia quien irá dirigido el documento. Siempre identifica la persona: un profesor, gerente o personal de recursos humanos, o departamento al que debes de dirigir tu documento. Una vez que sepas a quien debes de dirigirlo, personaliza tus documentos y dirígelos hacia ese público objetivo.

Cuida los detalles. Si ya has escrito varios documentos similares, y por lo tanto tienes un documento base para escribir el resto, no olvides eliminar información que no sea relevante para tu objetivo actual. Además no cometas el error de dejar detalles de otra universidad, programa de estudios o cualquier dato que pueda evidenciar que es un documento que estás reutilizando. No es malo tener un documento base. El problema es siempre enviar documentos idénticos a cada una de tus postulaciones.

Es por esta razón que te hago recomendaciones diferentes en el caso de que quieras escribir carta motivos para maestría o doctorado, así como currículums para diferente situaciones.

5. Limita la longitud del documento

Frecuentemente, documentos largos y extensos no son revisados. El querer escribir todo lo que has hecho y logrado, aún cuando no es relevante para la posición o programa al que te postulas, solo te llevará a escribir documentos demasiado largos y sin sentido para el evaluador.

Una carta de motivos no debe de ser más larga de una página o cuartilla. En ella tienes espacio suficiente para que de forma concreta expreses tu motivación, un poco de tus antecedentes y capacidad para la posición o programa de estudios.

Un currículum vitae no debe de contener más de dos páginas o cuartillas. Si tienes mucha experiencia o actividades extracurriculares, selecciona las más relevantes y aquellas que tengan coherencia y relación con tu postulación. No busques presumir o colocar todas y cada una de las cosas que has realizado si no crees que serán de interés para el evaluador. Es mejor tener poca información pero de calidad, ya que eso ayudará a que tu perfil sea considerado más valioso.

6. No olvides siempre colocar tus datos de contacto

Un error fatal en un documento formal es olvidar colocar el nombre del autor, ósea tu nombre. Así como en un examen es muy importante tu nombre para obtener una calificación, lo mismo sucede en cualquier documento que se utilice para la evaluación de tu perfil.

También puede ser muy importante y darte cierta ventaja, si en cada uno de tus documentos colocas un teléfono y un correo electrónico donde te puedan contactar. Nunca asumas que tu carta motivos será leída al mismo tiempo o por la misma persona que revisa tu currículum, y por ello solo pones tus datos de contacto en uno de los documentos. Es mejor que cada uno tenga información de contacto ya que de esa manera, si algo en tu perfil despierta el interés del evaluador de contactarte, será más fácil y rápido si tiene los datos en ese momento, y no que lo ponga en una lista de tareas por hacer y que luego lo olvide.

Espero que estos requistos básicos para escribir un documento formal te sean de utilidad y que los apliques al momento de elaborar tu documentación. Son reglas básicas, pero que muchas veces son ignoradas u obviadas y que pueden llegar a costar la aceptación de tu postulación.

Si tienes alguna sugerencia o recomendación que consideres básica, deja tu comentario y la puedo agregar.